北京 2012-03-08(中國(guó)商業(yè)電訊)－－中國(guó)民族證券有限責(zé)任公司信息技術(shù)部作為公司計(jì)算機(jī)設(shè)備的資產(chǎn)主管部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)占公司資產(chǎn)總數(shù)70%以上的計(jì)算機(jī)設(shè)備的管理，其中大部分是服務(wù)器、交換機(jī)、路由器、存儲(chǔ)設(shè)備等和系統(tǒng)運(yùn)行息息相關(guān)的重要設(shè)備。隨著時(shí)間的推移，計(jì)算機(jī)設(shè)備的數(shù)量越來(lái)越多，并且經(jīng)過(guò)多次新設(shè)備啟用舊設(shè)備報(bào)廢的更新后，手工通過(guò)excel建立的資產(chǎn)臺(tái)賬已經(jīng)滿足對(duì)日益增多的資產(chǎn)進(jìn)行精細(xì)管理的要求。

而作為一個(gè)主管部門(mén)，又不可能在短期內(nèi)投入大量資金建設(shè)單獨(dú)的計(jì)算機(jī)設(shè)備管理系統(tǒng)。這時(shí)我們發(fā)現(xiàn)了勤哲Excel服務(wù)器，能夠利用我們現(xiàn)有的excel表格樣式和數(shù)據(jù)，迅速建立可以在網(wǎng)絡(luò)中共享使用的資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)，簡(jiǎn)單易學(xué)的功能和快速開(kāi)發(fā)的能力使得我們用很短的時(shí)間根據(jù)需求建立起了系統(tǒng)驗(yàn)收入庫(kù)、設(shè)備領(lǐng)用、設(shè)備歸還的功能表單：

一、各項(xiàng)功能：

功能主要包括了系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)備管理、供應(yīng)商登記、查詢統(tǒng)計(jì)。基本覆蓋了日常所需全部功能。其中設(shè)備登記、入庫(kù)驗(yàn)收單、設(shè)備領(lǐng)用、設(shè)備歸還以及設(shè)備領(lǐng)用單批量打印等功能是日常使用最頻繁的。




設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收單和領(lǐng)用單、歸還單通過(guò)表間公式對(duì)資產(chǎn)登記表的相關(guān)字段進(jìn)行修改，確保資產(chǎn)登記表的完整、統(tǒng)一。

二、資產(chǎn)登記表




資產(chǎn)登記表的錄入界面，讓我們可以通過(guò)手工錄入的方式單獨(dú)增加資產(chǎn)、修改資產(chǎn)狀態(tài)。這在我們是通過(guò)打印出來(lái)手工填寫(xiě)，再錄入Excel的方式來(lái)進(jìn)行的。

三、設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收單

對(duì)設(shè)備型號(hào)進(jìn)行了統(tǒng)一的管理，在資產(chǎn)入庫(kù)時(shí)，不需要手工填寫(xiě)各項(xiàng)參數(shù)，只需要選擇具體設(shè)備型號(hào)會(huì)自動(dòng)從歷史數(shù)據(jù)庫(kù)中讀取曾經(jīng)入庫(kù)的設(shè)備。管理員可以選擇最相似的設(shè)備后進(jìn)行微調(diào)，大大降低了資產(chǎn)信息錄入的工作量。

四、設(shè)備領(lǐng)用單




在設(shè)備領(lǐng)用時(shí)，通過(guò)數(shù)據(jù)篩選，只顯示可以領(lǐng)用的設(shè)備，并且可以通過(guò)多選進(jìn)行批量選擇。列表選擇還可以根據(jù)資產(chǎn)登記的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，或者進(jìn)行排序。大大提高選擇數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和效率。選擇后的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)填入領(lǐng)用單相關(guān)字段，只需要選擇，打印，就可以同時(shí)完成系統(tǒng)登記和紙質(zhì)憑證。
領(lǐng)用完成后，通過(guò)表間公式將資產(chǎn)登記表的資產(chǎn)狀態(tài)改為“已領(lǐng)用”同時(shí)將使用部門(mén)、使用人根據(jù)領(lǐng)用單的信息進(jìn)行修改。

五、設(shè)備歸還單








設(shè)備歸還時(shí)，系統(tǒng)列出所有領(lǐng)用過(guò)設(shè)備的部門(mén)和人員清單，只需要通過(guò)選擇就可以完成表單的準(zhǔn)確填寫(xiě)，同時(shí)資產(chǎn)清單會(huì)列出歸還人所領(lǐng)用的所有資產(chǎn)用于選擇歸還的設(shè)備。

設(shè)備歸還后，通過(guò)表間公式將資產(chǎn)登記表的資產(chǎn)狀態(tài)改為“可領(lǐng)用”同時(shí)將使用部門(mén)、使用人置空。

通過(guò)使用Excel服務(wù)器對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理，設(shè)備的信息更加全面、完整，各項(xiàng)管理功能之間的關(guān)系更加清晰明了并且大大降低了設(shè)備登記、管理的工作量，提高工作效率和準(zhǔn)確度。由于excel的開(kāi)放性和易用性，我們的設(shè)備管理人員不需要經(jīng)過(guò)專門(mén)培訓(xùn)就可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整，使用人面面對(duì)Excel也更加親切，更容易上手操作。同時(shí)Excel服務(wù)器支持局域網(wǎng)應(yīng)用的特點(diǎn)，使得我們不在一個(gè)辦公地點(diǎn)的三個(gè)機(jī)房可以通過(guò)同一套平臺(tái)進(jìn)行設(shè)備管理，大大提高了設(shè)備管理的集成度。下一步我們計(jì)劃通過(guò)Excel服務(wù)器的流程功能，將資產(chǎn)領(lǐng)用的過(guò)程納入流程管理，通過(guò)系統(tǒng)完成申請(qǐng)、審批，進(jìn)一步提高設(shè)備管理的水平。