隨著我國人口數量的不斷增加，檔案管理工作就變得越來越困難，不僅要面對數量龐大的檔案信息，還要進行歸納、保管。因此，檔案管理現代化是時代發(fā)展的必然趨勢，終將會取代傳統(tǒng)的文件檔案儲存方式。現代化檔案管理工作在信息化的幫助下無論是在工作效率方面，還是安全性能方面都起到了很好地效果，為我國的檔案事業(yè)發(fā)展打下了良好的鋪墊。

檔案數字化的必要性

我國科學技術的不斷進步下，當前計算機技術以及通信技術得到了廣泛的應用，隨著計算機技術以及通信技術的廣泛利用，我國也正式進入到了信息化時代，極大地改變了人們的生活方式，顯著的提升了工作效率，將信息技術利用到各行業(yè)中，也讓檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化，不斷向著信息化和數字化的進程發(fā)展，與此同時也對新時期下企事業(yè)單位檔案管理人員提出了新的要求，相較于傳統(tǒng)的紙質檔案管理，數字化檔案管理更加便捷，查詢和利用檔案資源更加方便，迎合了新時代的發(fā)展需要。

當今，我們處于以“互聯(lián)網+”主要標志的信息大爆炸時代，信息化充斥到社會的每一個角落。信息化與綠色檔案相融合，建立全新的檔案管理系統(tǒng)可以為社會提供一站式的檔案信息服務工作，能夠與全球信息化潮流保持一致的步調。更能為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個安全穩(wěn)定、便捷高效的環(huán)境空間。把“互聯(lián)網+”為代表的現代信息化理念與綠色檔案深度融合，就可以實現檔案管理思維的改變也可以實現管理模式的創(chuàng)新。檔案數字化如何實現？

檔案館數據化管理功能的實現路徑

檔案數據化轉型指的是在檔案中，以數據作為載體和表現形式的那部分檔案，其外延既包括檔案內容、結構、背景數據，也包括非檔案內容本身但檔案產生的軟硬件環(huán)境數據、檔案業(yè)務活動過程中產生的數據以及應該歸檔但未進行歸檔的政務數據等，既具有檔案性也具有數據性。檔案數字化管理在實際操作時一般分為兩種，一種在檔案收集之初即為數字化信息檔案。一種是在原本為紙質檔案，需轉化為數字化文件保存。

1、構建數字信息化管理平臺

為更好地發(fā)揮數字信息化檔案管理系統(tǒng)在資源整合、查詢、閱讀等諸多方面的優(yōu)勢，加快信息資源的共享利用，為人們提供更加快捷的檔案服務，則需要根據日常檔案管理工作的內容、流程，構建與之相適應的數字信息化管理平臺。該類型平臺主要包括檔案接收、檔案使用、檔案鑒定三大模塊，而根據檔案管理的工作流程，可以將其分為檔案收集、整理、共享等八個環(huán)節(jié)，其中各環(huán)節(jié)緊緊相扣，形成體系化的檔案管理流程的閉環(huán)，為數字信息化檔案管理系統(tǒng)的構建打下了堅實的基礎。

2、引入數字檔案技術

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要包括檔案記錄、存儲、檢索三個內容，在數字信息化檔案管理系統(tǒng)的構建過程中，需要引入以電子檔案庫和具體化分析管理模式的數字檔案管理技術。所謂電子檔案庫，是指以數字化形式建立的資料存檔形式，檔案管理人員可以根據需要對電子檔案庫中的資料進行差異化設置，定期檢查檔案閱讀情況。

1）OCR錄入技術

對于紙質檔案轉化為數字化檔案存儲前，OCR錄入是減少人工操作，保障信息安全的最快捷徑，傳統(tǒng)的文字識別技術是將圖像進行二值化和灰度化后，將文字作為前景信息，其他部分作為背景信息，通過區(qū)分兩者的明暗不同來判別哪些是識別區(qū)域，再對文字識別區(qū)域進行切割和分類，最后基于統(tǒng)計模型進行糾錯和識別。但傳統(tǒng)識別方法在面對復雜的識別環(huán)境時難以提高識別準確率，如多語言混合、低分辨率、非均勻光照、藝術字體、復雜版式等情況，研究人員為了克服這些難點，嘗試了很多種方法。近年隨著深度學習的興起，打破了傳統(tǒng)OCR的技術瓶頸。傳統(tǒng)的機器學習需要先確定特征和標簽，然后用一系列算法對這些數據進行計算，然后保存模型，最后對分類的準確性進行預測。

2）檔案管理OA審批制度建設

檔案管理OA系統(tǒng)內容包括檔案入庫OA審批、檔案調閱利用OA審批，OA系統(tǒng)以事件為中心，從發(fā)出相應的入庫/調閱申請、申請通過至開始檔案管理操作，均需進入OA系統(tǒng)運轉,運轉過程中OA系統(tǒng)將對每一步操作自動留痕，作為管理資料備查，并對每步操作進行效能督查。OA系統(tǒng)設置操作權限，凡檔案管理操作記錄，只有參與流程的相關人員才有權限查閱。對已辦結的文件，除涉密文件外，均公開發(fā)布供查閱。

檔案智慧檢索功能建設

企業(yè)從成立伊始，在每天的生產活動中，無論從人事行政、財務結算、科研總結、市場活動、資本投入等角度均會產生大量檔案，在數據海量的檔案數據中，如何快速提取需利用的檔案，檔案智慧檢索功能建設將幫助人們實現該功能，信息檢索主要是指信息的表示、存儲、組織和訪問，即根據用戶的查詢要求，從信息數據庫中檢索與之有關的信息資料。信息檢索的目的是獲取所需信息，而這要基于比較完善的檢索技術。實現信息檢索功能的技術，就是信息檢索技術，實際上，它主要是指一系列有關的信息檢索算法及其軟件設計。也發(fā)生了重要變化，智能化要求就是近期信息檢索技術的典型要求，這就要求信息檢索技術做出變革，適應用戶的需求。

3、制定出解決潛在風險的對策

隨著大數據時代的來臨，在檔案管理工作中，應用大數據技術存在著一定的風險，在傳統(tǒng)的規(guī)章制度中，并沒有對相關方面做出一些明顯的約束管理，能夠不斷提高檔案管理工作的機密性，就需要結合實際發(fā)展，不斷調整檔案管理制度，有效保證檔案管理制度科學合理，從而應對大數據時代背景下檔案管理工作存在的潛在風險。在檔案管理中有效應用大數據技術能夠提高管理工作的效率，同時也更有利于工作人員的工作，但是應該由專業(yè)的檔案管理工作人員進行操作，保證檔案管理工作人員具備相應的綜合素養(yǎng)，同時還需要相應的制度來制約檔案管理工作人員的行為，保證檔案管理工作能夠有序完成。

智慧檔案數據化管理功能的實現價值

檔案資源活化

智慧檔案數據化實現檔案的“活化”。檔案數據化管理功能的價值主要體現在兩個方面：一方面體現在檔案數據中，檔案數據這一部分本身即具備數據特征，是智慧檔案館館藏的數據基礎。另一方面是對數字化館藏進行數據化，通過將數字態(tài)檔案轉變?yōu)閿祿B(tài)，實現檔案的“活化”，使檔案可以被計算機檢索、組織、復用等，從而進行內容管理和智能分析。

提高檔案管理效率

數字化檔案管理相對于紙質管理效率成倍提高，檔案管理工作人員可以在統(tǒng)一的信息管理平臺上進行在線辦公，減少了人力成本投入，縮短了傳統(tǒng)檔案管理工作中查詢、借閱等環(huán)節(jié)所需時間，大大提高了檔案管理效率。

實現“互聯(lián)網+”綠色檔案管理

大力推進網絡化信息平臺建設。現實表明“互聯(lián)網+”檔案冶理的終極目標是為人們提供快速、便捷、優(yōu)質的檔案利用和服務。建設互聯(lián)網檔案服務平臺尤為重要。可以最大限度地服務網絡用戶“互聯(lián)網+”模式的提出為綠色檔案資源的共享提供了新型載體，可以使服務面大大拓寬、服務質量大大提升。

檔案從傳統(tǒng)介質到數字態(tài)，再到數據態(tài)的轉變，體現了管理顆粒度由粗到細的不斷深入。檔案數字化發(fā)展除了帶來管理理念的沖擊和改變，更多的是技術要求的不斷迭代與更新。在未來檔案數字化發(fā)展中，還需要通過數字信息化技術與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，加強現代檔案管理理念的滲透，有效發(fā)揮數字信息化檔案管理系統(tǒng)在檔案收集、整理、共享等方面的優(yōu)勢。