一、 系統(tǒng)概述

1、固定資產管理系統(tǒng)概述

固定資產具有價值高，使用周期長、使用地點分散、管理難度大等特點。企事業(yè)、機關等的固定資產如果使用人工手動管理，將面臨管理起來工作量大；固定資產的增加、減少、轉移、租賃、停用、封存、閑置、報廢和調撥等不易管理或者監(jiān)管。因此，使用計算機通過固定資產管理系統(tǒng)對固定資產進行合理管理，提高了管理水平，提高了工作效率，提高了企事業(yè)單位的經濟效益。

現(xiàn)在使用的比較普遍的固定資產管理方法是固定資產條碼化管理，通過對條形碼的跟蹤幫助對資產的整個生命周期進行管理。

每一件新購入資產的相關數據輸入計算機以后，都會由計算機自動地打印生成不干膠條形碼，條碼上的內容可由用戶自己設定，其中包括固定資產名稱、購入日期、保管（使用部門）等內容。將條形碼貼在固定資產實物上，既明顯地區(qū)分固定資產的使用部門，又給盤點帶來極大的方便，盤點人員不必通過記錄資產編碼、核對帳本的方式進行盤點，只須通過專門的條碼識別器對固定資產上的條碼閱讀，條碼信息自動存儲在條形碼識別器中。條碼識別器采用電池供電，不必用電線連接，便于攜帶，讀入的信息存儲于條碼識別器中。條碼器中可以存儲近數萬條固定資產的編碼，極大的提高了盤點速度，同時還避免了重復盤點或錯盤。讀入條碼結束后，將條碼識別器與電腦通過計算機相連接，迅速地獲得資產的實際情況，通過組合查詢可立即發(fā)現(xiàn)資產短缺、溢余等變化情況。

2、條形碼技術的優(yōu)勢

條碼是由一組按一定編碼規(guī)則排列的條、空符號，用以表示一定的字符、數字及符號組成的信息。條碼技術是在計算機的應用實踐中產生和發(fā)展起來的一種自動識別技術，是為實現(xiàn)對信息的自動掃描而設計的。

      條碼是迄今為止最經濟、實用的一種自動識別技術，具有以下幾個方面的優(yōu)點：

(1) 制作簡單。條碼標簽易于制作，對印刷技術設備和材料無特殊要求，掃描操作簡單易行。

(2) 可靠準確。有資料可查鍵盤輸入平均每300個字符一個錯誤，而條碼輸入平均每15000個字符一個錯誤。如果加上校驗位出錯率是千萬分之一。

(3) 信息采集速度快。普通計算機的鍵盤錄入速度是200字符/分鐘，而利用條碼掃描錄入信息的速度是鍵盤錄入的20倍。

(4) 采集信息量大。利用條碼掃描，依次可以采集幾十位字符的信息，而且可以通過選擇不同碼制的條碼增加字符密度，使采集的信息量成倍增加。

(5) 靈活、實用。條碼符號可以單獨使用，也可以和有關設備組成識別系統(tǒng)實現(xiàn)自動化識別，同時，在沒有自動識別設備時，也可實現(xiàn)手工鍵盤輸入。

(6) 設備結構簡單、成本低。條碼符號識別設備的結構簡單，操作容易，無需專門訓練。與其他自動化識別技術相比較，推廣應用條碼技術，所需費用較低。

  由于條碼技術的以上優(yōu)點，所以它廣泛應用于商品生產、流通、交通運輸、資產管理、會員卡管理等多個方面。

3、固定資產管理系統(tǒng)引入條形碼

由于固定資產使用地點分散的特點，即使在管理軟件的支持下，固定資產標簽的制定、填寫或打印、粘貼、資產狀態(tài)的跟蹤，監(jiān)管，盤點等工作的工作量并沒有得到良好的改變和改進，固定資產管理依然是手工管理和計算機管理相結合。因此，需要引入條碼來有效解決固定資產數據分散采集輸入的瓶頸難題，這樣才能將固定資產管理系統(tǒng)的功能最大化地發(fā)揮出來。

4、如何把條碼技術引入固定資產管理

首先，對現(xiàn)有固定資產進行徹底清查，弄清系統(tǒng)內固定資產實況，并及時全面地掌握各科室固定資產的真實使用狀況，做到對現(xiàn)有資產準確記錄下來，如有可能，可以對資產對應到使用單位、使用部門、使用人員。

再對現(xiàn)有資產按資產類別、使用科室、購入年份進行統(tǒng)一編碼，打印出條碼，貼到相關資產上。然后利用軟件系統(tǒng)對資產生命周期進行全程管理。從資產購置、入庫、出庫、調撥、維修，借用，轉移、報廢、盤點進行全程跟蹤。資產的每一次變動，系統(tǒng)都詳細的進行歷史記錄保留。這樣就可以更靈活的調配資產，使資產管理的成本降低，資產利用率提高。管理工作也更加的嚴謹。

5、利用條形碼固定資產管理系統(tǒng)能帶來什么效益

 利用固定資產管理系統(tǒng)和PDA手持終端克服了傳統(tǒng)管理模式下依賴紙面單據或通過手工方式記錄原始數據而帶來的低效及錯誤，解決了固定資產管理過程中的實物管理的問題，實現(xiàn)了信息流和實物流的統(tǒng)一，它可以給單位帶來以下效益：

（1）規(guī)范了資產實物日常管理的流程，將各處級單位甚至各科室資產日常的管理納入到裝備管理科的統(tǒng)一監(jiān)控之下。

（2）采用紅外線掃描技術進行資產盤點，節(jié)省盤點時間，節(jié)約人力資源。提高了工作效率，盤點靈活正確，減少了誤差。

（3）解決了固定資產實物的標識問題，實現(xiàn)了資產日常管理中數據的自動采集、錄入，實現(xiàn)了資產狀態(tài)的全程跟蹤。

（4）簡化了日常資產維修、報廢、調配的操作程序，資產管理人員帶著手持終端機就可在現(xiàn)場辦公。

（5）實現(xiàn)單位的合理固定資產庫存。系統(tǒng)中設置了庫存量自動提示功能，當某一物品的數量低于所設的庫存下限或高于所設的庫存上限時，系統(tǒng)會自動提示，提醒管理人員注意。因此在采購固定資產時，由于能事先了解到現(xiàn)有庫存情況，需要及時采購，不需購買等情況十分清楚，不會再出現(xiàn)重復購買或購買數量不足等情況，減少了差錯。

（6）可協(xié)助建立起相對科學統(tǒng)一的供商評價平臺，實現(xiàn)對供應商分級，以降低采購成本。

 

二、 功能簡介

 

1、功能概述

 

固定資產管理系統(tǒng)軟件覆蓋了固定資產、低值易耗品的日常繁雜的管理、統(tǒng)計、核對等方方面面工作，通過國際成熟的條形碼技術對固定資產實物從登記、轉移、調撥，退出，資產的運行、借用、盤點、清理到報廢、監(jiān)管等方面進行全方位準確監(jiān)管，結合資產分類統(tǒng)計等詳細報表，真正實現(xiàn)"帳、卡、物"相符。系統(tǒng)中主要有以下功能：

 

1、權限管理（管理、監(jiān)管）

 

2、資產條形碼標簽打印

 

3、資產數據查詢（支持模糊查詢、精確查詢、復合查詢）

 

4、資產調撥管理

 

5、資產借用、歸還管理

 

6、資產維修管理

 

7、資產報廢管理

 

8、資產盤點模塊

 

9、資產盤點分析(自動生成盤虧、已盤、匯總報表，可導出EXCEL)

 

10、資產盤點歷史記錄

 

11、基礎資料管理

 

12、資產履歷表（包含調撥、借用歸還、維修、報廢等記錄）

 

二、 系統(tǒng)功能

 

1、 日常管理

 

1.1、 資產信息管理

 

1.1.1、資產信息查詢

 

根據資產信息關鍵字可查詢資產信息，便于資產信息的查詢準確率，可準確查詢到單條記錄，縮小查詢結果范圍，提高資產查詢的準和全。

 

1.1.2、資產信息管理

 

按照資產類型進行資產分類，然后根據資產的屬性進行資產信息的管理，不同的資產類別可實現(xiàn)不同的資產屬性管理。

 

資產信息的基本屬性有：資產條碼、資產性質、資產分類、資產名稱、資產規(guī)格、資產型號、計量單位、資產數量、資產原值、購置日期、購置方式、保管單位、保管部門、保管人員、存放地點、使用期限、供應廠商、入賬編號、入賬日期、使用單位、使用部門、使用人員、資產狀態(tài)、出廠編號、保修期限、原資產號、原卡片號、是否盤點、累計折舊、凈值、備注信息等。

 

1.1.3、打印條碼

 

固定資產管理系統(tǒng)根據設置的條形碼生成規(guī)則，在資產信息管理過程中自動生成資產條形碼，如果連接有條碼打印機，則自動打印出條碼；然后把條形碼粘貼到固定資產實物上，便于后期資產的跟蹤管理。

 

1.1.4、導出EXCEL

 

固定資產系統(tǒng)可將資產基本信息導出為EXCEL，方便線下查看等。

 

1.2、資產借用與歸還

 

1.2.1、資產借用與歸還信息查詢

 

資產借用包括借用單位，借用單號，借用人員，借用部門，借用時間，歸還時間，歸還狀態(tài)等信息，資產歸還包括歸還單號，歸還單位，歸還部門，歸還人員，歸還時間等。

 

1.2.2、資產借用與歸還

 

從資產列表中選中一個或多個資產添加到借用單號中，一個借用單號內可以包含多個資產信息。從查詢到的資產借用信息中選擇一個借用單號添加到歸還單號中，歸還單號中包含借用單號中的資產信息。

 

1.2.3、打印單據

 

打印單據打印資產借用單與資產歸還單，其中包括單號基本信息以及一個單號內包含的固定資產信息。

 

1.2.4、資產借用與歸還單號

 

固定資產系統(tǒng)自動生成資產借用與歸還單號。

 

1.3、資產維修

 

1.3.1、資產維修信息查詢

 

根據資產維修單號或者其他信息關鍵字檢索資產維修信息，包括維修單號，送修日期，資產條碼，批復日期，維修部門，維修費用等

 

1.3.2、資產維修管理

 

根據檢索出來的資產基本信息，選擇資產添加到資產維修單中，維修單號軟件自動生成。

 

選擇維修單號可以修改維修信息

 

選擇維修單號可以刪除對應的維修信息。

 

1.3.3、資產維修單打印

 

打印單據展示詳細的維修單號信息，包括基本信息和審核信息。

 

2、變更管理

 

2.1、資產轉移與接收

 

2.1.1、資產轉移與接收信息查詢

 

根據單號等查詢信息，資產轉移包括轉移單號,轉移時間,轉入單位,轉入部門,轉入人員,存放地點,經辦人員,經辦時間,經辦單位,經辦部門,轉移說明,拒接理由等信息。

 

2.1.2、資產轉移

 

根據檢索出來的資產基本信息，選擇資產添加到資產轉移單中，轉移單號軟件自動生成，一個轉移單號可以有多個資產條目。

 

2.2、資產處理

 

2.2.1、資產調撥

 

（1）資產調撥查詢

 

根據調撥單號等查詢信息，資產調撥包括調撥單號,調撥時間,調入單位,調入部門,調入人員,存放地點,經辦人員,經辦單位,經辦部門,經辦時間,調撥說明,拒收理由等信息。

 

（2）資產調撥管理

 

根據檢索出來的資產基本信息，選擇資產添加到資產調撥單中，調撥單號軟件自動生成，一個調撥單號可以有多個資產條目。

 

2.2.2、資產退出

 

（1）資產退出信息查詢

 

根據退出單號等查詢信息，資產退出包括退出單號,退出日期,退出方式,殘值收入,經辦人員,經辦時間,經辦部門,經辦單位,退出說明等信息。

 

（2）資產退出管理

 

根據檢索出來的資產基本信息，選擇資產添加到資產退出單中，退出單號軟件自動生成，一個退出單號可以有多個資產條目。

 

2.2.3、資產處置

 

（1）資產處置信息查詢

 

根據處置單號等查詢信息，資產處置包括處置單號,處置日期,處置方式,處置總價,處置費用,處置原因,委托公司,經辦人員,經辦單位,經辦部門,處置備注等信息。

 

(2)資產處置管理

 

根據檢索出來的資產基本信息，選擇資產添加到資產處置單中，處置單號軟件自動生成，一個處置單號可以有多個資產條目。

 

3、盤點管理

 

3.1、條碼打印

 

3.1.1、資產條碼打印

 

根據檢索出來的資產基本信息，選擇要打印條形碼的資產，打印對應的條形碼。

 

3.2、資產盤點管理

 

3.2.1、資產盤點任務信息查詢

 

根據盤點任務編號，任務名稱信息查詢盤點任務單號信息。盤點任務包括任務編號,任務名稱,輸出方式,盤點單位,資產截至日期,任務截至日期,不盤點資產是否按盤到處理,單位模式,盤點類型,盤點說明等信息。

 

3.2.2、盤點任務管理

 

新增盤點任務，盤點任務單號固定資產系統(tǒng)自動生成。然后使用手持終端掃描固定資產的條形碼，便于最終形成盤點記錄。

 

對盤點任務進行刪除與修改操作。

 

3.2.4、資產盤點

 

（1）上傳手持終端的固定資產的盤點結果；

 

（2）固定資產系統(tǒng)上傳盤點結果；

 

（3）固定資產系統(tǒng)提供盤點功能對盤點結果和系統(tǒng)中固定資產情況進行最終盤點，形成盤點結果和報表。

 

4、資產查詢

 

4.1、有效資產信息查詢

 

各局可根據資產性質、資產分類、使用單位等資產屬性進行本局的有效資產信息的查詢，而監(jiān)管局可隨時查詢被監(jiān)管的單位的有效資產信息。

 

4.2、轉移資產信息查詢

 

各局可根據資產性質、資產分類、使用單位等資產屬性進行本局的轉移資產信息的查詢，而監(jiān)管局可隨時查詢被監(jiān)管的單位的轉移資產信息。

 

4.3、調撥資產信息查詢

 

各局可根據資產性質、資產分類、使用單位等資產屬性進行本局的調撥資產信息的查詢，而監(jiān)管局可隨時查詢被監(jiān)管的單位的調撥資產信息。

 

4.4、退出資產信息查詢

 

各局可根據資產性質、資產分類、使用單位等資產屬性進行本局的退出資產信息的查詢，而監(jiān)管局可隨時查詢被監(jiān)管的單位的退出資產信息。

 

4.5、處置資產信息查詢

 

各局可根據資產性質、資產分類、使用單位等資產屬性進行本局的處置資產信息的查詢，而監(jiān)管局可隨時查詢被監(jiān)管的單位的處置資產信息。

 

4.6、歷史資產信息查詢

 

各局可根據資產性質、資產分類、使用單位等資產屬性進行本局的歷史資產信息的查詢，而監(jiān)管局可隨時查詢被監(jiān)管的單位的歷史資產信息。

 

4.7、到期資產信息查詢

 

各局可根據資產性質、資產分類、使用單位等資產屬性進行本局的到期資產信息的查詢，而監(jiān)管局可隨時查詢被監(jiān)管的單位的到期資產信息。

 

5、系統(tǒng)報表

 

5.1、生成報表

 

生成報表按部門分類，每個部門包括分類明細，資產明細，分類匯總等。

 

其他明細表可生成維修報表，借用歸還報表等。

 

5.2、導出報表

 

將分類明細，資產明細，分類匯總生成的報表導出到Excel中。

 

5.3、打印報表

 

將分類明細，資產明細，分類匯總生成的報表以網頁形式打印報表

 

     

 

6、系統(tǒng)設置

 

6.1、單位管理

 

根據需要添加、修改、刪除及查詢使用固定資產系統(tǒng)的單位，并且可以設定單位之間的監(jiān)管關系。

 

6.2、部門管理

 

每個單位可以根據本單位的需要添加、修改、刪除或查詢本單位的所屬部門信息，還可以對部門的部門名稱等基本信息進行維護，操作簡單方便。

 

6.3、人員管理

 

每個單位可以根據本單位的需要添加、修改、刪除或查詢本單位各個部門的所屬人員信息，還可以對人員的用戶名等基本信息進行維護，操作簡單方便，并提供恢復初始密碼功能。

 

6.4、存放地點管理

 

實現(xiàn)資產存放地點的查詢、增加、修改和刪除，形成存放地點字典表。

 

6.5、資產性質管理

 

實現(xiàn)資產性質的查詢、增加、修改和刪除，形成資產性質字典表。

 

6.6、資產分類管理

 

各單位根據本單位的需要進行資產分類劃分，確定資產分類辦法，資產分類可實現(xiàn)多層管理，使固定資產系統(tǒng)看起來更加直觀，用戶可以在資產分類管理模塊中中直接對資產類別進行維護，如查詢、增加、修改和刪除。

 

6.7、供應商管理

 

實現(xiàn)供應廠商的查詢、增加、修改和刪除，便于前端進行資產管理。

 

7、權限管理

 

7.1、權限控制

 

權限控制主要用于管理固定資產系統(tǒng)中的用戶、角色和權限設置，控制固定資產系統(tǒng)中單位或人員的權限。

 

（1）角色管理

 

固定資產管理員可以根據需要定義出各種角色，并將用戶維護進入相應的角色，以便給用戶賦權。

 

（2）權限設置

 

實現(xiàn)角色權限和用戶權限兩種權限設置功能，功能包括資產的整個生命周期過程的功能，資產管理員可干凈角色或用戶所能進行的操作范圍為角色或用戶設置每一項操作的權限，權限設置的方式包括功能權限和監(jiān)管關系。監(jiān)管單位具有資產轉移、報廢等資產復審的功能，監(jiān)管單位可授權本單位的某人員完成審核工作。

 

7.2、 系統(tǒng)登錄

 

用戶根據所屬單位、用戶名及密碼登錄固定資產系統(tǒng)，根據資產管理員賦予的每人定的權限進行資產管理系統(tǒng)的操作。

 

7.2.1、 管理單位

 

管理單位登錄固定資產系統(tǒng)，可以進行本單位固定資產的整個生命周期過程中的管理，但是對應并行單位的固定資產信息無權進行所有的操作。

 

7.2.2、監(jiān)管單位

 

監(jiān)管單位登錄固定資產系統(tǒng)，除了能夠對本單位的固定資產進行整個生命周期過程中的管理外，還能夠對其下屬的子公司進行資產報廢、轉移等的復審工作。

 

8、資產監(jiān)管

 

系統(tǒng)中提供了資產監(jiān)管模塊，監(jiān)管模塊只有監(jiān)管單位才能看見，監(jiān)管單位可以對各個管理單位的固定資產進行監(jiān)管，確保固定資產信息的可靠性。監(jiān)管單位可以對管理單位的資產信息、資產變動、資產報廢進行復審，管理單位申請的資產變動、報廢等只有經過監(jiān)管單位審核同意后，才能完成資產變動或報廢，實現(xiàn)了監(jiān)管單位對管理單位的固定資產的監(jiān)管作用，避免資產混亂。

 

8.1、申請資產變動

 

當資產管理單位的資產出現(xiàn)變動時，需要向監(jiān)管單位進行資產變動申請。系統(tǒng)中增加申請資產變動申請功能，申請后該資產置為審批狀態(tài)，管理單位仍然可以看到該資產信息，只有監(jiān)管單位同意審批后資產變動才能完成，不能夠隨心所欲變動已有資產。

 

8.2、資產變動審批

 

系統(tǒng)中提供資產審批功能，監(jiān)管單位登錄固定資產系統(tǒng)后可以進入審批模塊對管理單位提出的申請的資產變動進行審批，如果同意則管理單位可以進行資產變動，不同意監(jiān)管單位需要填寫審批意見，終止此次變動申請。

 

8.3、審批信息查詢

 

系統(tǒng)中提供審批信息查看、查詢功能，資產管理單位進入該模塊查看及查詢自己申請的資產變動審批信息；監(jiān)管單位可以查看及查詢審批過的資產變動申請情況。

 

9、PDA手持終端

 

（1）資產信息查詢

 

在資產日常管理中，PDA手持終端機有掃描及存儲資產條碼功能便于離線盤點。為了便于工作的高效和手持終端的合理利用，固定資產系統(tǒng)同時提供手持終端的在線資產查詢功能，利用wifi上網方式與后臺數據庫通訊交換數據，查詢資產基本信息。當利用手持終端進行條碼掃描時，不僅可以將條碼信息記錄下來而且可在終端展示資產的名稱、使用人、使用部門、使用年限等基本信息。

 

（2）盤點

 

使用手持終端離線掃描固定資產粘貼的條形碼，把條形碼信息存儲于手持終端，然后手持終端利用USB接口與固定資產管理系統(tǒng)PC端進行大批量數據的交換，進行資產盤點，形成盤點結果及報表。

 

PDA手持終端在資產管理中可以實現(xiàn)一下功能：　　

 

第一：條碼掃描，采集數據

 

資產管理人員通過PDA智能終端，掃描固定資產上的條碼，快速采集條碼信息，并自動記錄在終端系統(tǒng)上，快速實現(xiàn)固定資產統(tǒng)計工作。

 

第二：快速盤點，高效管理

 

終端的條碼掃描功能，通過掃描條碼快速實現(xiàn)資產盤點，為企業(yè)提供了一種高效管理資產的方式。

 

第三：去除手工記賬，減少盤點錯誤

 

強大的資產統(tǒng)計功能，具有自動化的特點，免除管理人員手工記賬操作。實現(xiàn)了智能化計算資產盤盈盤虧結果，減少盤點過程中出現(xiàn)的錯誤。

 

第四：雙邊互導，獲得信息

 

固定資產提供系統(tǒng)與PDA手持終端數據通過wifi無線傳輸，掃描后即可實時獲得資產信息。