現(xiàn)代社會，信息技術(shù)的快速發(fā)展已逐漸走進(jìn)了大數(shù)據(jù)時代，在大數(shù)據(jù)背景下,企事業(yè)檔案管理工作在思想和行為上都有轉(zhuǎn)變趨勢，這些轉(zhuǎn)變將會使其檔案管理工作更加高效、更加正規(guī)和更具有價值。

RFID智慧檔案管理讓文檔煥發(fā)新活力。檔案管理采用RFID技術(shù)進(jìn)行自動識別統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)智能化管理，快捷，實(shí)時，精準(zhǔn)。檔案文獻(xiàn)需要建設(shè)能夠適應(yīng)智能信息化時代的智能檔案館，那么想“用好”檔案文獻(xiàn)就是必須在大數(shù)據(jù)環(huán)境中建設(shè)以用戶為中心提供服務(wù)的檔案館。實(shí)現(xiàn)快速，實(shí)時，精準(zhǔn)體現(xiàn)，智能檔案館 的建設(shè)就顯得非常重要。智能檔案館的核心理念是智能服務(wù)，而檔案館要提供智能服務(wù)就要將 館舍、檔案、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)以及用戶統(tǒng)一在智能網(wǎng)絡(luò)中，達(dá)到有效挖掘、整合、利用各互動要素 產(chǎn)生的海里結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)目的。

優(yōu)勢：

1、在查找、盤點(diǎn)、交接時可以極大縮短時間和減少工作量，提高效率。

2、可以明顯提高文件管理的準(zhǔn)確性，輕松跟蹤定位實(shí)體文件。

3、文檔的行為全生命周期管理，使得文檔管理數(shù)字化、智能化、及時化、可視化、可追溯性等。

4、文檔信息流、實(shí)物流同步，使得文檔管理效率及安全保護(hù)得到有效平衡。

5、通過柔rfid技術(shù)及攝像、軟件系統(tǒng)等有效結(jié)合，有效避免文件丟失。

6、人、柜、文件的等級管理使得文檔的密級管理有了落實(shí)的基礎(chǔ)。

功能：

實(shí)時流程：RFID(射頻)實(shí)時監(jiān)控智能檔案管理系統(tǒng)是通過柜內(nèi)取物窗口位置處安裝的一組RFID讀寫器對檔案袋上的射頻標(biāo)簽進(jìn)行一對一實(shí)時監(jiān)控來完成檔案的錄入、錄出及檔案點(diǎn)，盤存速率快，千份檔案只需5-8秒。

射頻標(biāo)簽與檔案數(shù)據(jù)對應(yīng)：將射頻標(biāo)簽的字符串與檔案數(shù)據(jù)對應(yīng)設(shè)置，并將射頻標(biāo)簽粘貼在與檔案數(shù)據(jù)相盤對應(yīng)的檔案袋上。

實(shí)時監(jiān)控：將粘貼好RFID(射頻)的檔案裝入檔案柜，每放入一本檔案，該檔案數(shù)據(jù)位置信息自動錄入數(shù)據(jù)庫，時間需要5-8秒，按照上述流程，完成該柜所有層的檔案裝入，該柜檔案數(shù)據(jù)位置信息即自動錄入數(shù)據(jù)庫，所有檔案進(jìn)入監(jiān)控狀態(tài)。

借閱：系統(tǒng)發(fā)出借閱指令，一旦有新的借閱申請，系統(tǒng)會自動將記錄顯示在計(jì)算機(jī)屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號、存放位置等，LED燈指示燈亮起提示所在位置，取出該份檔案，數(shù)據(jù)隨即實(shí)時更新。

歸還：①原位歸還：系統(tǒng)發(fā)出歸還指令，接收到指令的檔案柜運(yùn)行至存取窗口，LED指示燈亮起，裝入該份檔案，數(shù)據(jù)隨即更新；②任意位置歸還：用戶可將檔案隨意放入任何一組檔案柜的某一層的任何一個空格中，數(shù)據(jù)庫中該檔案的數(shù)據(jù)位置信息即自動更新，無需人工登記更改。

取出：用戶不使用系統(tǒng)操作直接在檔案柜取出檔案，電腦系統(tǒng)在5-8秒自動識別此檔案被取出。