隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，各種信息檔案材料的數(shù)量不斷增加，檔案的類型也越來越多樣化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲存方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)實(shí)需求。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在一些問題，例如手工制作管理方法效率低下、檔案儲放順序容易打亂、檔案審查和查看耗時(shí)長、檔案信息化水平低以及檔案匯總效率低下等。

一、傳統(tǒng)檔案管理難點(diǎn)

1、傳統(tǒng)的檔案制作和管理方法效率低下：工作內(nèi)容繁瑣，手工處理檔案需要花費(fèi)大量時(shí)間，且操作復(fù)雜，導(dǎo)致處理時(shí)間冗長。

2、檔案的儲放順序容易混亂：由于人為操作的盲目性和不可避免的錯(cuò)誤，檔案的儲放順序經(jīng)常被打亂，導(dǎo)致檔案混亂，搜索困難。

3、審查和查看檔案需要耗費(fèi)大量時(shí)間：隨著檔案數(shù)量的增加，要搜索和審查特定的檔案需要逐個(gè)查找全部檔案，非常耗時(shí)。

4、傳統(tǒng)的檔案管理方法缺乏信息化水平：手工制作的記錄方法無法實(shí)現(xiàn)對檔案運(yùn)用狀況的即時(shí)統(tǒng)計(jì)分析，無法滿足檔案管理的信息化需求。

5、檔案的匯總工作效率低下：由于檔案數(shù)量龐大，要對全部檔案進(jìn)行匯總是一項(xiàng)巨大的工程，需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。

鑒于目前檔案管理方法存在的問題，迫切需要升級和改造檔案管理方案，以提高效率和準(zhǔn)確性。

二、RFID檔案管理解決方案

超高頻RFID技術(shù)在檔案管理中具有重要的作用，可以改變傳統(tǒng)檔案管理方式困難的現(xiàn)狀，通過采用超高頻RFID自動檢索技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)技術(shù)，將超高頻RFID標(biāo)簽作為信息儲存介質(zhì)，粘貼在檔案袋上，通過超高頻RFID集成芯片存儲檔案的基本信息和領(lǐng)還記錄，利用超高頻RFID讀寫器與后臺管理數(shù)據(jù)庫查詢智能管理系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案的閱覽、歸還、搜索和匯總等全過程的信息化管理。

超高頻RFID智能化檔案管理系統(tǒng)以RFID設(shè)備為關(guān)鍵構(gòu)建，其中超高頻RFID智能化檔案柜尤為重要，智能化檔案柜作為超高頻RFID智能化檔案管理系統(tǒng)的主要設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對檔案架上檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，具備分層次、分面、分節(jié)的載入和精準(zhǔn)定位功能，有利于實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)的查看和匯總等必要操作，智能化檔案架內(nèi)嵌超高頻RFID讀寫器，用于對架子上檔案的標(biāo)識鑒別。

        拓惠利奧工貿(mào)的RFID四通道讀寫器配備天線支持器，可以實(shí)現(xiàn)每臺設(shè)備操作32個(gè)天線的即時(shí)工作，最大限度地實(shí)現(xiàn)對每個(gè)單個(gè)檔案的即時(shí)管理。

檔案柜采用分離式設(shè)計(jì)方案，將超高頻RFID天線固定在柜內(nèi)，只通過射頻線與超高頻RFID讀寫器連接，采用插撥式連接方法，既保證連接可靠性，又節(jié)省安裝時(shí)間和人力，可以方便地拆卸或安裝RFID檔案柜。

三、超高頻RFID智能化檔案管理系統(tǒng)的核心功能

集成超高頻RFID讀寫器：實(shí)現(xiàn)對檔案架上檔案的實(shí)時(shí)匯總掃描，實(shí)現(xiàn)對全部檔案的在線監(jiān)測和精確定位。

超高頻RFID門禁系統(tǒng)紅外感應(yīng)檢測設(shè)備：當(dāng)檔案管理員進(jìn)入密集柜內(nèi)獲取檔案材料時(shí)，系統(tǒng)能自動識別管理員的進(jìn)出，以確保檔案管理員的安全。

檔案材料有序管理系統(tǒng)：利用超高頻RFID技術(shù)進(jìn)行檔案存儲和查找，能夠自動查找檔案的地理位置并打開相應(yīng)的存儲柜，在檔案數(shù)據(jù)整理完成后，系統(tǒng)會自動生成標(biāo)識信息，并將多本材料放置在相應(yīng)位置，通過架子上的超高頻RFID讀寫器，將數(shù)據(jù)信息傳送給網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器數(shù)據(jù)庫查詢，無需手動操作更改存放位置。

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