1、 需求分析

　　近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯：

　　(一)傳統(tǒng)手工檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長

　　(二)檔案存放次序較易被打亂，查找困難

　　(三)檔案種類龐雜，查閱耗時長

　　(四)檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)，大多停留在檔案盒的盤點(diǎn)上

　　(五)對失效檔案的管理滯后，形成大量冗余檔案，增加管理負(fù)荷和成本。

　　鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID(無線射頻識別技術(shù))技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性。

　　2、 將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

　　1、非接觸式數(shù)據(jù)采集

　　2、快速掃描，一次性數(shù)據(jù)處理量大

　　3、標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長

　　4、數(shù)據(jù)存取密碼保護(hù),安全性高

　　5、抗污染性能強(qiáng)和耐久性

　　6、體積小型化、形狀多樣化

　　7、可重復(fù)使用,方便信息的更新

　　8、穿透性和無屏障閱讀

　　9、標(biāo)簽具有EAS防盜功能

　　3、RFID檔案智能化庫房管理系統(tǒng)簡介

　　檔案管理部門在檔案管理過程中可以在三個方面來使用RFID技術(shù)。

　　1、實(shí)體檔案的統(tǒng)計

　　在檔案案卷中安裝錄入案卷所屬的全宗號、目錄號、案卷題名、該案卷中文件份數(shù)及存放地等信息的RFID標(biāo)簽，并通過無線網(wǎng)絡(luò)把這些信息傳送到服務(wù)器上，由專門管理軟件進(jìn)行處理后形成數(shù)據(jù)庫。工作人員在統(tǒng)計檔案館藏時可以使用智能檔案架自動館藏盤點(diǎn)系統(tǒng)，無需核對每一個案卷。

　　2、實(shí)體檔案的管理

　　通過在檔案庫房門口安裝智能安全檢測門，實(shí)時的收集標(biāo)簽信息，可對未經(jīng)授權(quán)出庫的檔案進(jìn)行報警，對經(jīng)過授權(quán)的檔案出庫進(jìn)行記錄和統(tǒng)計。

　　3、與數(shù)字檔案館項(xiàng)目的對應(yīng)

　　標(biāo)簽信息可以和檔案管理軟件通過接口程序連接，通過檔案管理軟件檢索到需要調(diào)卷的檔案，庫房人員通過終端直接、準(zhǔn)確的調(diào)檔。配合智能檔案架，實(shí)現(xiàn)檔案架自動打開。通過讀取標(biāo)簽信息的門禁系統(tǒng)保證檔案不會被帶出檔案借閱室。

　　4、 系統(tǒng)基本組成

　　基于RFID智能化庫房管理系統(tǒng)由以下15個子系統(tǒng)組成：

　　5、 系統(tǒng)硬件構(gòu)成示意圖

　　整個系統(tǒng)是由15個子系統(tǒng)構(gòu)成，要求各個子系統(tǒng)具有良好的協(xié)調(diào)性及聯(lián)動性，能做到檔案大批量出入庫自動識別，非法出庫系統(tǒng)聯(lián)動報警，檔案智能盤點(diǎn)等功能。

　　系統(tǒng)各個區(qū)域硬件結(jié)構(gòu)示意圖

　　1、檔案查詢利用大廳、庫房

　　1、檔案查詢利用大廳工作區(qū)

　　5、 智能化庫房管理系統(tǒng)架構(gòu)模塊

　　本系統(tǒng)架構(gòu)模塊主要分為庫房三維地圖、檔案管理、檔案借閱、庫房管理和系統(tǒng)管理五個部分。系統(tǒng)架構(gòu)模塊如下圖所示。