根據(jù)國家檔案局的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2008年，全國的檔案庫房面積已經(jīng)達(dá)到285.6萬平方米，保存的檔案數(shù)量達(dá)到25284.5萬卷。此外，還有各種聲像檔案、電子檔案和縮微膠片檔案等，每年各地的檔案庫房還需要承擔(dān)大量的檔案進(jìn)館儲(chǔ)存任務(wù)，導(dǎo)致絕大部分檔案庫房已接近飽和。因此，如何更有效地利用有限的檔案庫房資源，最大限度地發(fā)揮已有檔案庫房的保管能力，節(jié)約檔案庫房建設(shè)資金，成為各級(jí)檔案部門亟待解決的問題。另外，近年來檔案寄存中心在各地興起，檔案高密度存儲(chǔ)直接關(guān)系到寄存中心的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二、項(xiàng)目描述

國家檔案館是市人民政府直屬的事業(yè)單位，是集中永久保管市級(jí)黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位檔案資料的基地，同時(shí)也是市級(jí)愛國主義教育基地、政府公開信息查閱場(chǎng)所以及社會(huì)各方面利用檔案資料的中心。

三、項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)

本方案旨在將RFID技術(shù)應(yīng)用于高密度智能化檔案管理領(lǐng)域，充分利用自動(dòng)化庫房和RFID技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)庫房信息管理的自動(dòng)化以及檔案入庫和出庫作業(yè)的自動(dòng)化，從而提高檔案的流通效率，在國內(nèi)外各個(gè)行業(yè)，自動(dòng)化倉庫的應(yīng)用已經(jīng)充分證明，使用自動(dòng)化立體倉庫可以帶來巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

本方案根據(jù)檔案資料的日常存儲(chǔ)、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對(duì)檔案流通進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，系統(tǒng)通過RFID作為信息載體，對(duì)每個(gè)檔案流通環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動(dòng)化，取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作流程。這將極大提高檔案管理的整體業(yè)務(wù)管理能力，減少差錯(cuò)率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高對(duì)檔案管理的效率，簡(jiǎn)化管理流程，降低人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，為檔案管理提供更便捷、更有效的管理模式，提高服務(wù)水平，提升管理的綜合實(shí)力。

四、RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

1、非接觸方式進(jìn)行數(shù)據(jù)采集

RFID技術(shù)使得檔案管理者能夠通過簡(jiǎn)單地將RFID標(biāo)簽的檔案盒在RFID讀寫器前經(jīng)過，實(shí)現(xiàn)非接觸方式進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，相比傳統(tǒng)的條碼和磁卡等介質(zhì)，RFID技術(shù)能夠在惡劣環(huán)境下工作，并且不受表面污染的影響。

2、RFID標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長(zhǎng)

RFID標(biāo)簽具有較大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量，可以存儲(chǔ)檔案的基本信息和借閱記錄等重要數(shù)據(jù)。此外，RFID標(biāo)簽的使用壽命較長(zhǎng)，可以長(zhǎng)期使用而不需要頻繁更換。

3、高安全性

RFID標(biāo)簽具有密碼保護(hù)和獨(dú)一無二的識(shí)別碼，提供了較高的安全性保護(hù)措施，可以有效防止檔案數(shù)據(jù)的偽造和篡改。

4、抗污染性能強(qiáng)和耐久性

RFID標(biāo)簽具有較強(qiáng)的抗污染性能，可以抵抗水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)的影響。此外，由于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在芯片中，而非紙張等介質(zhì)上，RFID標(biāo)簽不易受到污損。

5、小型化和多樣化形態(tài)

RFID標(biāo)簽在尺寸大小和形狀上沒有限制，可以適應(yīng)不同的檔案管理需求。

6、穿透性強(qiáng)和無屏障閱讀

RFID技術(shù)可以穿透非金屬或非透明的材質(zhì)，如紙張、木材和塑料等，進(jìn)行數(shù)據(jù)的讀取和通信，相比之下，條形碼需要在近距離且沒有物體阻擋的情況下進(jìn)行掃描。

7、防盜功能

RFID標(biāo)簽可以與門型通道RFID天線配合使用，實(shí)現(xiàn)防盜功能，有效防止檔案丟失，并實(shí)現(xiàn)非法取走的報(bào)警功能。

8、適應(yīng)環(huán)境要求

RFID標(biāo)簽可以適應(yīng)檔案管理中常見的消毒、防蟲等環(huán)境要求，不會(huì)導(dǎo)致標(biāo)簽內(nèi)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)丟失。

五、RFID檔案管理系統(tǒng)

1、系統(tǒng)整體架構(gòu)規(guī)劃

本系統(tǒng)采用模塊化組件式進(jìn)行設(shè)計(jì)，采用三層結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行搭配使用。三層結(jié)構(gòu)分別為：數(shù)據(jù)提供層：數(shù)據(jù)提供層主要由兩個(gè)子系統(tǒng)組成，檔案庫子系統(tǒng)和查詢大廳子系統(tǒng)。業(yè)務(wù)邏輯層：業(yè)務(wù)邏輯層包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器系統(tǒng)和業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器兩個(gè)部分。用于數(shù)據(jù)的存取和業(yè)務(wù)邏輯的處理。外部接口層：該層由WEB應(yīng)用服務(wù)器、中間件服務(wù)器以及目錄服務(wù)器組成。每個(gè)服務(wù)器都可以根據(jù)需要進(jìn)行部署，服務(wù)器彼此獨(dú)立。本層提供外部應(yīng)用訪問的接口和外部系統(tǒng)對(duì)接的接口。實(shí)現(xiàn)更多的應(yīng)用支持和系統(tǒng)間對(duì)接的支持。

2、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)圖規(guī)劃

（1）檔案庫系統(tǒng)架構(gòu)規(guī)劃

檔案庫子系統(tǒng)在整個(gè)系統(tǒng)中承擔(dān)數(shù)據(jù)提供者和操作信息分發(fā)執(zhí)行者的角色。檔案庫子系統(tǒng)采用模塊化進(jìn)行設(shè)計(jì)，可以根據(jù)用戶的需要進(jìn)行配置。倉庫終端系統(tǒng)主要由庫房的管理終端、RFID手持終端、RFID標(biāo)簽、RFID讀寫器和通信網(wǎng)絡(luò)組成，提供RFID數(shù)據(jù)采集、操作指示、倉庫管理等功能。

（2）庫房管理終端

庫房管理終端是檔案庫子系統(tǒng)的核心。與業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器進(jìn)行通信，接收業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器下發(fā)的的操作指令和數(shù)據(jù)，并把操作指令和數(shù)據(jù)分解下發(fā)到移動(dòng)終端，接收移動(dòng)終端的反饋信息并告知業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器。實(shí)現(xiàn)下屬模塊的控制，配合業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的聯(lián)動(dòng)。

（3）RFID手持終端

RFID手持終端通過無線網(wǎng)絡(luò)連接到庫房管理終端，接收管理終端下發(fā)的操作信息，并確認(rèn)和反饋操作結(jié)果到管理終端，在需要生成新的RFID標(biāo)簽時(shí)，RFID手持終端可以根據(jù)系統(tǒng)中提供的信息生成新的RFID標(biāo)簽。

（4）RFID讀寫設(shè)備

該讀寫設(shè)備主要是指安裝在庫房進(jìn)出通道兩側(cè)，用于掃描識(shí)別進(jìn)出庫房物品的RFID標(biāo)簽數(shù)據(jù)信息的設(shè)備，RFID讀寫器完成檔案數(shù)據(jù)進(jìn)出倉庫的數(shù)據(jù)的讀取采集，并把采集到的數(shù)據(jù)傳送到管理終端。

（5）視頻監(jiān)控系統(tǒng)

視頻監(jiān)控系統(tǒng)以視頻的方式記錄倉庫區(qū)域的各種活動(dòng)，在本系統(tǒng)中支持與視頻監(jiān)控系統(tǒng)對(duì)接，控制視頻監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)時(shí)記錄檔案、人員進(jìn)出倉庫，存放、盤點(diǎn)、查閱等操作過程。

（6）門禁系統(tǒng)

門禁系統(tǒng)用于倉庫人員進(jìn)出的管理以及貴重品庫房的訪問管理，在倉庫的進(jìn)出門內(nèi)外分別安裝進(jìn)入讀卡器和退出讀卡器，實(shí)現(xiàn)雙向刷卡鑒權(quán)和人員信息登記。對(duì)于機(jī)密庫房可以采用多卡模式或者N+1訪問模式，提供更高等級(jí)的訪問控制，檔案庫大門安裝兩對(duì)固定式RFID讀寫器、兩對(duì)紅外對(duì)射設(shè)備。為了檔案庫的美觀性，設(shè)備采用嵌入門框方式進(jìn)行安裝。

（7）環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)

本方案中集成環(huán)境監(jiān)控功能，可以實(shí)時(shí)監(jiān)控倉庫的溫度、濕度、震動(dòng)等信息，并根據(jù)設(shè)定門限進(jìn)行告警提示，有效改善庫房的環(huán)境。

（8）周邊防護(hù)系統(tǒng)

為了提高庫房的安全性，防止未授權(quán)人員非法進(jìn)出庫房，在庫房進(jìn)出口部署紅外對(duì)射等周邊防護(hù)設(shè)施。當(dāng)有非法進(jìn)出時(shí)，可以聯(lián)動(dòng)視頻監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控，并產(chǎn)生報(bào)警。

（9）查詢大廳子系統(tǒng)

由查詢工作站、自助查詢終端、LED顯示屏組成，部署于檔案查詢大廳，用于檔案管理人員和查詢?nèi)藛T的交互工作，查詢工作站用于檔案信息的查詢檢索；自助查詢終端提供自助查詢功能和排隊(duì)機(jī)的功能；LED顯示屏顯示系統(tǒng)提示信息和各檔案的檢索操作進(jìn)度等信息。

（10）LED顯示屏

在庫房外配置LED顯示屏，用于顯示所對(duì)應(yīng)庫房的環(huán)境情況、存儲(chǔ)情況、訪問信息等數(shù)據(jù)，有助于加強(qiáng)庫房的管理。

六、系統(tǒng)工作流程

1、檔案入館

（1）接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案密級(jí)、入庫時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過RFID電子標(biāo)簽打印機(jī)打印出一張RFID電子標(biāo)簽，同時(shí)將檔案信息寫入電子標(biāo)簽芯片中。電子標(biāo)簽粘貼至檔案盒表面，標(biāo)簽外表印有檔案名稱、編號(hào)、類別、密級(jí)等基本信息。

（2）粘貼好RFID電子標(biāo)簽的檔案送至保管處進(jìn)行存放。存放前，保管處工作人員通過RFID讀寫器對(duì)檔案RFID電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，登記入庫時(shí)間并設(shè)置具體的存放位置，從而在系統(tǒng)中建立檔案的入庫記錄。

2、檔案借閱

（1）借閱申請(qǐng)

在利用大廳安裝自助檔案信息查詢機(jī)，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過查詢機(jī)打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息(名稱和編碼)，同時(shí)，小票上也印有業(yè)務(wù)辦理的順序號(hào)，即查詢機(jī)也具有業(yè)務(wù)辦理自動(dòng)排號(hào)的功能。

（2）借閱登記

借閱人出示相關(guān)證件和借閱小票，利用大廳操作員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息，確定后提交借閱申請(qǐng)記錄;對(duì)于某些必須要領(lǐng)導(dǎo)審批的檔案，檔案館領(lǐng)導(dǎo)可以通過軟件進(jìn)行在線審批，審批后借閱審計(jì)記錄生效。

（3）檔案查找

每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統(tǒng)，一旦有新的借閱申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將記錄顯示在計(jì)算機(jī)屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號(hào)、存放位置等，工作人員按照申請(qǐng)記錄進(jìn)行檔案查找。

查找完成后，工作人員必須通過讀卡器對(duì)RFID電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，完成檔案出庫登記，系統(tǒng)中記錄檔案出庫時(shí)間、出庫檔案編號(hào)。

（4）檔案借出

保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶前，必須在系統(tǒng)中進(jìn)行RFID電子標(biāo)簽掃描登記，記錄借出時(shí)間和檔案編號(hào)。

3、檔案歸還

（1）用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案RFID電子標(biāo)簽，登記歸還時(shí)間和檔案編號(hào)，完成歸還登記，若用戶超過指定的查閱時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒;

（2）保管處工作人員將檔案放回指定存放地點(diǎn)前，要進(jìn)行RFID電子標(biāo)簽掃描登記，登記入庫時(shí)間，完成登記后，檔案變成入庫狀態(tài)。

4、檔案防盜

所有館藏檔案均處于RFID讀寫器的讀取范圍中，當(dāng)檔案被取出時(shí)，由出庫口的RFID讀寫器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進(jìn)行核對(duì)，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會(huì)激活警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)，以提醒工作人員注意。同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)記錄異常情況并生成相應(yīng)的報(bào)警信息，以便后續(xù)的追蹤和處理。

5、檔案銷毀

檔案館定期對(duì)已過期的檔案進(jìn)行銷毀處理，銷毀前，工作人員需要在系統(tǒng)中進(jìn)行銷毀申請(qǐng)，包括檔案名稱、檔案編號(hào)、銷毀原因等信息，系統(tǒng)會(huì)生成銷毀申請(qǐng)單，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可進(jìn)行銷毀操作。

在銷毀過程中，工作人員需要按照系統(tǒng)生成的銷毀清單逐一核對(duì)檔案，并在系統(tǒng)中進(jìn)行檔案銷毀登記，記錄銷毀時(shí)間和檔案編號(hào)。銷毀完成后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)更新檔案狀態(tài)為已銷毀，并生成銷毀報(bào)告。

6、檔案盤點(diǎn)管理

采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料的盤點(diǎn)，使得原來繁瑣的檔案盤點(diǎn)工作變得簡(jiǎn)單快速，檔案管理系統(tǒng)通過發(fā)出盤點(diǎn)指令，將指令發(fā)送到移動(dòng)終端上的庫房管理終端，庫房管理員根據(jù)RFID手持終端上的提示，讀取檔案格和存放檔案的標(biāo)簽信息，完成一個(gè)檔案格的盤點(diǎn)操作，并依次進(jìn)行，直到完成所有檔案的盤點(diǎn)操作。

7、檔案環(huán)境監(jiān)測(cè)管理

檔案管理的環(huán)境對(duì)于保護(hù)檔案資料的完整性非常重要，紙質(zhì)檔案資料往往非常珍貴和有價(jià)值，因此受到保存環(huán)境的影響，包括灰塵、光線、濕度和溫度等因素，其中，環(huán)境溫度和濕度的影響尤為突出。

為了確保檔案資料的完整保護(hù)，采用室內(nèi)環(huán)境監(jiān)測(cè)控制系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案室的環(huán)境指標(biāo)要求的監(jiān)測(cè)和控制，尤其是溫度和濕度的監(jiān)控系統(tǒng)。

七、項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)

1、先進(jìn)的RFID技術(shù)

本系統(tǒng)采用最先進(jìn)的RFID技術(shù)進(jìn)行建設(shè)，具有快速、高效、批量、穿透性強(qiáng)、數(shù)據(jù)容量大、使用壽命長(zhǎng)、安全性高等優(yōu)點(diǎn)。作為物聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的核心技術(shù)，RFID技術(shù)是未來發(fā)展的趨勢(shì)和方向。

2、組件化軟件系統(tǒng)

軟件系統(tǒng)采用模塊化組件結(jié)構(gòu)，提高系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和可定制性，滿足不同客戶的需求。通過組件化的設(shè)計(jì)，可以靈活應(yīng)對(duì)不同規(guī)模和功能要求的檔案管理需求。

3、系統(tǒng)級(jí)聯(lián)部署

系統(tǒng)采用獨(dú)立的目錄服務(wù)器，可以將各個(gè)獨(dú)立的檔案系統(tǒng)進(jìn)行級(jí)聯(lián)，形成一套國家級(jí)的檔案系統(tǒng)。通過整合數(shù)據(jù)和檔案查詢，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)的一體化查詢功能。

4、高安全檔案管理

本系統(tǒng)提供高安全性的檔案管理方案。通過綜合運(yùn)用高級(jí)門禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控聯(lián)動(dòng)、環(huán)境監(jiān)控、紅外區(qū)域防護(hù)技術(shù)以及先進(jìn)的RFID技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的多重防護(hù)，確保檔案的存儲(chǔ)和訪問安全。對(duì)于高安全級(jí)別的檔案，還可設(shè)置機(jī)密庫房，進(jìn)一步提升訪問安全控制。

5、精準(zhǔn)的定位檢索

基于先進(jìn)的RFID技術(shù)和軟件系統(tǒng)算法，本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的精準(zhǔn)定位和快速檢索功能。通過標(biāo)簽識(shí)別和定位算法，可以高效地進(jìn)行檔案檢索和存取，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

6、高效的檔案存取

借助RFID技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，如高速識(shí)別和穿透性識(shí)別，本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了批量檔案的快速存取。通過堆垛掃描等方式，大幅提高了檔案的存取效率。

7、檔案生命周期管理

本系統(tǒng)支持對(duì)檔案生命周期的管理，記錄檔案的保存起止時(shí)間，并及時(shí)提醒到期的檔案，釋放存儲(chǔ)空間。通過有效的管理和提醒，實(shí)現(xiàn)檔案的合理利用和管理。

8、一體化聯(lián)動(dòng)

本系統(tǒng)支持門禁、視頻監(jiān)控、環(huán)境監(jiān)控、周邊防護(hù)、LED公告顯示、短信提醒等系統(tǒng)的一體化聯(lián)動(dòng)。不同系統(tǒng)之間相互配合工作，實(shí)現(xiàn)最大化的功能應(yīng)用。提供整體檔案館安防、環(huán)境監(jiān)控、信息公示、短信提醒等一體化解決方案。

9、信息公示

通過在檔案查閱大廳設(shè)置LED公告顯示屏，展示檔案查詢者所查詢的檔案的狀態(tài)、檢索進(jìn)度等信息，方便查詢者了解查詢情況，提高用戶滿意度。在檔案庫設(shè)置小型LED顯示屏，顯示庫存、庫房訪問者、環(huán)境等信息，提高檔案庫的管理效果。

10、短信提醒

系統(tǒng)支持短信提醒功能，包括非法帶出提醒、借閱、借調(diào)預(yù)期提醒和借閱、借調(diào)到期提醒，通過自動(dòng)發(fā)送短信提醒工作人員、借閱者和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)對(duì)非法帶出、預(yù)期到期和到期未歸還檔案的及時(shí)管理和控制。